為農業部水土保持局建立農村再生計畫專案管理流程,提升公部門執行效率。
睿峯經營管理顧問有限公司作為專業協力團隊,協助行政院農業委員會水土保持局(以下簡稱水保局)農村建設組導入專案管理技能。水保局面臨「農村再生 2.0」政策轉型的重大挑戰,需將「農村再生培根計畫」、「農村再生年度執行計畫」及「農村再生總合發展計畫」等三大計畫整合,並交由全臺 22 個縣市政府執行。面對極短時間內的重大政策轉換,睿峯協助水保局建立一套能同時兼顧大型計畫宏觀規劃與第一線執行靈活度的專案管理體系,提升公部門面對複雜利害關係人網絡時的執行效率與成果交付能力。
為確保組織目標的落實,睿峯協助水保局建立了一套嚴密的對齊與監控機制:採用由下而上的目標設定,輔導各層級員工以參與式會議、工作坊與共識營等方式,依組織宗旨與價值定位發展各層級的四年目標及策略;建立滾動式檢討與動態管理機制,每雙週由組長召開會議,針對各專案團隊回報的風險與問題進行即時決策與工作調整;並導入 KPI 追蹤與季報評估,每月要求專案人員依規定檢討專案 KPI,透過完整季報表確認策略里程碑達成率,動態調整專案組合的資源分配。
針對公部門的工作特性與複雜需求,睿峯顧問團隊協助水保局設計適合的專案管理框架:採用混合式管理手法,在專案中同時結合瀑布式(Waterfall)的宏觀視角規劃,以及敏捷式(Agile)管理的靈活應變能力;推動高頻度工作會議,將工作會議時間縮短至兩週內,並力求在 1 小時內完成,培養團隊敢於面對問題、集思廣益的敏捷文化;面對政策轉換的重大變更,協助團隊建立提案簡報範本並密集召開溝通會議,讓專案成員能以積極平和的態度迎接挑戰。
為解決跨部門協作的阻礙,睿峯輔導水保局進行組織結構與工作流程的優化:推動專案導向的任務編組,將過去以部門為主的業務分工逐漸調整為以專案為主的推動方式,針對跨部門專案成立「農村再生基金辦公室」等專案工作小組;協助編製「推動手冊」,將流程表、相關法規與系統操作標準化、文件化,降低縣市政府承辦人員與委辦團隊頻繁更替所帶來的業務接續風險;並針對縣市政府的執行落差,規劃「審查」、「督導考核」、「教育訓練」與「共識營」等多元輔導機制,集中資源解決執行困難。
睿峯深知組織資產累積的重要性,在計畫期間協助水保局建立完善的知識管理:每年召開公開的專案經驗分享會議,並透過出版、錄影、網路直播等多元方式擴散知識,專案結束後將成果納入專案資料庫;將溝通會議與日常聯繫中收集到的利害關係人意見妥善紀錄,整理成 QA 問答集供後續執行參考,並積極鼓勵成員參與專案管理相關訓練,同時針對學能落差人員規劃專屬教育訓練課程。
睿峯協助水保局形塑扁平化溝通與高績效組織文化:透過敏捷導入推動非正式的頻繁溝通,讓各層級成員能就共同目標進行無尊卑之分的討論;高度運用 LINE 群組、通訊軟體 APP 及電子郵件等多元即時通訊工具,讓團隊成員迅速回報執行狀況並協同解決問題;並建立定期的階段性評估與外部學者專家參與的稽核機制,有效控制技術人員不計成本的投入慾望,並防範縣市政府高估執行量能的風險。
透過睿峯經營管理顧問有限公司的專業導入,水保局農村建設組不僅成功建立起以客戶滿意度與專案交付成果為導向的組織氛圍,更藉由混合式專案管理的落實,確保龐大預算與複雜利害關係人網絡下的專案效益,成為臺灣公部門推動大型農村發展計畫的卓越管理典範。